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Reduktion von Druck- & Portokosten in der Versicherungsbranche…

Veröffentlicht am: 21. Januar 2025

Chancen und Herausforderungen

Wie viele andere Bereiche befindet sich auch die Versicherungsbranche in einem stetigen Wandel, welcher seit einigen Jahren vor allem durch eine fortschreitende Digitalisierung geprägt ist. Der mögliche Nutzen der Digitalisierung ist dabei vielschichtig und reicht von Einsparpotenzialen und Effizienzsteigerungen bei der Optimierung interner Prozesse bis hin zu verbessertem Kundenservice und neuen Absatzkanälen. Ein konkretes Beispiel, das großen und nachhaltigen Nutzen stiftet, ist die signifikante Reduktion von Druck- und Portokosten.

Die Versicherungsbranche baut traditionell auf umfangreichen Papierprozessen auf. Vertragsdokumente, Policen oder Informationsbriefe werden auch heute noch vielfach ausgedruckt, kuvertiert und per Post versendet, wodurch hohe Druck- und Portokosten entstehen sowie wichtige Mitarbeiterkapazitäten gebunden werden. Die digitale Bereitstellung solcher Dokumente führt nicht nur zu einer unmittelbaren Kostensenkung, sondern auch zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. So können Informationen, die z.B. per E-Mail verschickt oder in ein digitales Kundenportal eingestellt werden, in Echtzeit übermittelt werden, wodurch Kommunikationsprozesse beschleunigt und somit der Kundenservice optimiert werden. Aus Kundensicht schafft die digitale Bereitstellung zudem die Möglichkeit, Dokumente jederzeit und von überall aus einzusehen, was dem Wunsch nach größtmöglicher Flexibilität und Individualität nachkommt und so die Zufriedenheit der Kunden steigert sowie eine intensivere Kundenbindung ermöglicht.

Darüber hinaus kann die Reduktion von Druck- und Portokosten auch die Nachhaltigkeitsziele einzelner Versicherungsunternehmen unterstützen – der verringerte Papierverbrauch, aber z.B. auch ein geringerer Herstellungs-, Transport- und Entsorgungsbedarf wirken sich dabei positiv auf die ökologischen Ziele eines Unternehmens aus. Auch wenn der Energieverbrauch bei einer digitalen Bereitstellung von Dokumenten nicht unterschätzt werden darf, kann die Reduktion von Druck- und Portokosten in Kombination mit einer effizienten Speicherung und Archivierung von Dokumenten den ökologischen Fußabdruck eines Versicherers verringern.

Natürlich ergeben sich mit der Reduktion von Druck- und Portokosten bzw. der damit einhergehenden Digitalisierung auch Herausforderungen – rechtliche Hürden, vor allem aber Datenschutz und Datensicherheit sind dabei von zentraler Bedeutung. Versicherungsunternehmen müssen z.B. sicherstellen, dass Dokumente, die aufgrund rechtlicher Vorgaben weiterhin analog zur Verfügung gestellt werden müssen, entsprechend postalisch verschickt werden und sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus ist die Umstellung von umfangreichen Papierprozessen auf digitale Prozesse mit anfänglichen Investitionskosten verbunden, z.B. für die Auswahl und Entwicklung von Softwarelösungen, die Schulungen von Mitarbeitern oder die Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur.

Nichtsdestotrotz überwiegen aber die Vorteile der Reduktion von Druck- und Portokosten: Die dargestellten Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen oder der verbesserte Kundenservice bieten klare Mehrwerte. Versicherungsunternehmen, die die Reduktion aktiv vorantreiben, profitieren von diesen Mehrwerten und schaffen – auch vor dem Hintergrund weiterhin steigender Papierbeschaffungs-, Druck- und Portokosten – deutliche Wettbewerbsvorteile gegenüber Unternehmen, die an traditionellen Papierprozessen festhalten.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Druck- und Portokosten in Ihrem Unternehmen gemacht? Sehen Sie Optimierungsbedarf für Ihre Prozesse? Lassen Sie uns in den Austausch treten und gemeinsam diskutieren! crossconsulting berät und unterstützt Sie gerne dabei, Kosten zu reduzieren und die Digitalisierung Ihres Geschäfts aktiv zu gestalten.

Christian Plegge, Manager, Practice Group Insurance, crossconsulting

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