Die Modernisierung der Anwendungs- und Systemlandschaft hat bei Banken in den letzten Jahren einen immer größeren Stellenwert eingenommen. Grundsätzlich umfassen solche Modernisierungsvorhaben eine breite Palette von Initiativen, die darauf abzielen, die Agilität, Effizienz, Sicherheit und Benutzererfahrung zu verbessern. Zu den moderneren Vorhaben zählen beispielweise die Migration von Anwendungen auf Cloud-Plattformen, die Automatisierung von Geschäftsprozessen oder die Integration von KI und Big Data. Weiterhin sehr relevant, insbesondere angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Technologien, der steigenden Kundenanforderungen und der zunehmenden Regulatorik, bleibt ein altbekanntes Modernisierungsvorhaben – die Migration der Kernbankanwendung.

Projekte zur Kernbankmigration beginnen oft mit der Erkenntnis, dass die aktuelle IT-Lösung veraltet ist. Dies kann durch neue regulatorische oder geschäftliche Anforderungen bedingt sein oder durch das baldige Auslaufen bestehender Verträge. Kernbankmigrationsprojekte sind mehr als nur der Austausch bestehender Systeme. Sie sind komplexe Vorhaben, die technische und organisatorische Herausforderungen umfassen und eine tiefgehende Expertise und strategische Planung erfordern, um unerwartete Komplikationen zu meistern.

Warum sind solche Projektvorhaben häufig mit zahlreichen Herausforderungen verbunden?

Ein Kernbanksystem umfasst sämtliche IT-Komponenten, die benötigt werden, um die essenziellen Finanzprodukte und -dienstleistungen zu orchestrieren. Die Kernbankmigration ist daher ein komplexer Prozess, der Banken vor zahlreiche Herausforderungen stellt.

In der jüngeren Vergangenheit wurden sowohl erfolgreiche als auch weniger erfolgreiche Kernbankmigrationsprojekte durchgeführt. So haben sich beispielsweise die drei führenden deutschen Bausparkassen zu einer Kooperationsgemeinschaft zusammengeschlossen, um ihre Kernbanksysteme erfolgreich auf eine standardisierte SAP-Lösung umzustellen. Andere Praxisbeispiele zeigen jedoch, dass ein solcher Wechsel trotz sorgfältiger Planung erhebliche Risiken bergen kann. Trotz umfassender Planung können aufgrund des Umfangs, der Größe und der Komplexität solcher Projekte unerwartete Zusatzkosten in Millionenhöhe entstehen. Diese Kosten resultieren häufig aus bisher unbekannten technologischen Inkompatibilitäten oder undurchsichtigen Abhängigkeiten zwischen den Systemen und deren Folgesystemen, die langanhaltende Störungen verursachen.

Die Schwierigkeiten betreffen allerdings nicht nur technische Themenstellungen, sondern ebenso organisatorische Aspekte und haben finanzielle sowie personelle Auswirkungen, die allesamt maßgeblich den Erfolg oder Misserfolg eines Kernbankmigrationsprojekts beeinflussen.

Organisatorische Herausforderungen bei der Auswahl eines neuen Kernbanksystems

Schon vor Start eines Projekts müssen fundamentale Fragen beantwortet werden, um die Grundlage für eine erfolgreiche Planung und Umsetzung zu schaffen. Wie wird das Geschäftsmodell der Zukunft aussehen? Braucht es dafür ein neues System, da das aktuelle technisch nicht mehr „State-of-the-Art“ ist oder die Anforderungen der Kunden nicht erfüllt werden? Oder soll ein Wettbewerber übernommen werden, weshalb vorab geklärt werden muss, welches Kernbanksystem in Zukunft führend sein soll oder ob beide bestehenden Systeme durch ein komplett Neues ersetzt werden sollen. Diese und weitere Fragen sind von essenzieller Bedeutung und müssen beantwortet werden.

Sobald die Entscheidung gefallen ist, das Kernbanksystem zu erneuern, stehen unmittelbar weitere entscheidende Weichenstellungen an. Die Auswahl des geeigneten Systems aus mehr als 40 Anbietern sowie die Entscheidung, ob das neue System künftig im eigenen Haus betrieben oder ausgelagert als Software-as-a-Service-Lösung genutzt werden soll, verlangen nach einer sorgfältigen und strategischen Bewertung und Abwägung. Intern betriebene Systeme bieten eine umfassende Kontrolle und „direktere“ Sicherheitsverwaltung, erfordern jedoch beträchtliche Ressourcen und Fachkompetenz. Diese ausgelagert betreiben zu lassen kann Kosten senken und den Zugang zu spezialisiertem Know-how erleichtern, birgt jedoch das Risiko von Kontroll- und Know-how-Verlust sowie vertraglich festgelegter Abhängigkeiten zum externen Dienstleister. Neben offensichtlichen Auswahlkriterien wie Marktpräsenz, Abdeckung der Anforderungen aller Bereiche und (Lizenz-)Kosten sollten auch zahlreiche weitere Faktoren berücksichtigt werden. Es gilt strikt das Prinzip „not one size fits all“, denn bei der Auswahl und Betrieb des idealen Kernbanksystems ist eine individuelle Abwägung der spezifischen Anforderungen des Institutes unerlässlich.

Technische und prozessuale Verzahnung des neuen Systems mit bestehenden Umsystemen

Ist die Entscheidung für ein neues System und dessen Betrieb getroffen, müssen weitere – zunächst technische – Fragen beantwortet werden. Wie „verflechtet“ ist die Anwendungs- und Systemlandschaft mit dem aktuellen Kernbanksystem? Wie aufwendig ist der Wechsel auf ein neues System? Sollen potenzielle Chancen und Möglichkeiten des Wechsels genutzt werden, um die aktuelle IT-Landschaft architektonisch zu erneuern? Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen ist sowohl wichtig als auch komplex und sollte stets auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sein.

Heutige Bankkunden erwarten, dass digitale Dienstleistungen nicht nur schnell und zuverlässig, sondern auch rund um die Uhr verfügbar sind. Die Integration älterer Systeme in moderne Technologien und Infrastrukturen ist oft mit erheblichem Aufwand verbunden, der sorgfältig abgewogen werden muss. Dabei sind auch technische Fragestellungen zu berücksichtigen, die über die typischen Migrationstätigkeiten hinausgehen. Je nach Geschäftsbereich müssen Systeme oder Funktionalitäten beispielsweise nicht nur intern verfügbar sein, sondern auch als APIs implementiert und über ein API-Gateway extern angeboten werden. Dies exponiert die dahinterliegenden Systeme und Funktionen nach außen, die nun den aktuellen Anforderungen entsprechen müssen. Ein entscheidender Aspekt dabei ist beispielsweise die Absicherung der eigenen Systeme vor externen Angriffen. Wenn es sich etwa um eine neue Kredit-API handelt, die indikative Kreditangebote ermittelt, muss das zugrundeliegende System neben hoher Sicherheit auch performant und skalierbar sein. Neue Systeme bieten hier grundsätzlich Vorteile gegenüber alten Systemen.

Bewertung von „Sonderlocken“ und Customizing-Aufwand

Ebenso wichtig ist der Abbau von „Sonderlocken“, die im Laufe der Zeit zu diversen Umsystemen aufgrund von spezifischen Kundenbedürfnissen entstanden sind. Je nach vorhandenem Produkt-/ Serviceportfolio, wie beispielsweise die speziellen Ausgestaltungen einer bestimmten Kreditart, entstehen individuelle Abhängigkeiten, die von einem neuen Kernbanksystem nicht unbedingt im Standard angeboten werden. Es ist daher zu klären, ob mögliche Abweichungen vom Standard beibehalten werden sollen oder müssen. Zu den wesentlichen Einflussfaktoren zählen dabei die Bedeutung der spezifischen Kunden im Zielbild, der zukünftige marktbedarf sowie die strategische Relevanz oder regulatorische Anforderungen an die korrekte Abbildung des Produkts im neuen Kernbanksystem. Wird beispielsweise der Nachbau einer bestimmten Kreditart gewählt, entsteht sowohl für das Kernbanksystem als auch für jede weitere Anwendung, die auf diese Daten zugreift oder für die Anlage der Daten verantwortlich ist, ein zusätzlicher Customizing-Aufwand.

Kritische Aspekte der Datenmigration und -transformation in Kernbanksystemen

Auch im Vorfeld der Datenmigration müssen kritische Entscheidungen getroffen werden, die die Grundlage für den weiteren Prozess bilden. Bei der Datenmigration muss grundsätzlich sichergestellt werden, dass große Datenmengen effizient und fehlerfrei übertragen sowie die Datenkonsistenz und -integrität gewährleistet werden. Eine kritische Entscheidung im Vorfeld ist beispielsweise die Ausgestaltung der zukünftigen Datenstrukturen des neuen Kernbanksystems. Werden bestehende Datenmodelle eins zu eins in das neue System übertragen oder wird die Chance genutzt, bestehende Strukturen und Datenmodelle zu verschlanken? Was auf den ersten Blick trivial erscheint, wirft auf den zweiten Blick herausfordernde Themenstellungen auf, die vor allem durch die historisch gewachsenen Abhängigkeiten der einzelnen Systeme und Anwendungen untereinander resultieren und deren Integration eine nicht zu unterschätzende, technische Hürde darstellt.

Die entscheidende Rolle von Testing und Datenvalidierung

Ein oft unterschätzter, aber sehr relevanter Faktor im Rahmen der Kernbankmigration ist das Testing. Leider werden umfassende und risikobasierte Tests oft nicht ausreichend geplant und durchgeführt. Für den Erfolg sind nicht nur Integrations- und Funktionstests entscheidend, sondern vor allem prozessuale sowie end-to-end Tests, die vorzugsweise mit pseudonymisierten produktiven Daten durchgeführt werden. Diese decken den vollen Umfang der Nutzungsszenarien ab. Solche Tests sollten idealerweise nicht nur die erfolgreiche Übertragung der migrierten Daten prüfen, sondern auch deren korrekte Funktionalität im neuen System sicherstellen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Testphase ist die gründliche Validierung der Datenintegrität zwischen den Systemen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Überprüfung eine detaillierte Analyse umfasst, um sicherzustellen, dass alle Daten nicht nur physisch in das neue Kernbanksystem übertragen, sondern auch korrekt und ohne Verluste oder Verfälschungen in die neue Umgebung integriert wurden. Obwohl diese kritischen Tests manchmal nicht mit der notwendigen Gründlichkeit durchgeführt werden, ist ihre Bedeutung nicht zu unterschätzen, denn die Qualität und Funktionalität der Daten im neuen System hängen davon ab. Der Einsatz fortschrittlicher Analysemethoden und Bewertungswerkzeuge ermöglicht eine deutliche Steigerung der Effektivität der Tests. Dadurch wird eine hohe Datenqualität und Systemzuverlässigkeit gewährleistet. Idealerweise werden diese umfassenden Prüfverfahren durchgeführt, um die Integrität des Migrationsprozesses und die nahtlose Funktion des Kernbanksystems zu sichern.

Strategien für eine effiziente Migration und einen reibungslosen Go-Live

Die Minimierung von Unterbrechungen und Störungen während der Migration erfordert eine sorgfältige Bewertung und Auswahl des Migrationsansatzes. Die verfügbaren Optionen umfassen einen „Big Bang“-Ansatz, eine phasenweise Einführung sowie einen Parallelbetrieb oder hybride Strategien. Jede dieser Methoden weist spezifische Vor- und Nachteile auf. Unabhängig von der gewählten Methode ist es von entscheidender Bedeutung, die Systemstabilität während des Go-Live und darüber hinaus zu gewährleisten. Dies ist erforderlich, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten. Eine lückenlose Überwachung und schnelle Reaktionsfähigkeit sind dabei von entscheidender Bedeutung, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Der Migrationsprozess sollte methodisch angegangen werden, beginnend mit der Übertragung der Stammdaten, gefolgt von den Bestandsdaten. Idealerweise erfolgt die Migration während eines verlängerten Wochenendes, um ausreichende Pufferzeiten zu ermöglichen, oder zum Jahresende am 31.12., um die Komplexität steuerlicher und melderechtlicher Angelegenheiten durch einen nahtlosen Geschäftsabschluss zu minimieren. Die Hauptmigration auf die Produktionsumgebung sollte vorzugsweise bereits ein bis zwei Wochen vor dem offiziellen Go-Live durchgeführt werden. Dieser Zeitrahmen ist essenziell, um den umfangreichen Datenmigrationsprozess ohne Zeitdruck abzuschließen und am eigentlichen Go-Live-Tag nur noch die notwendigen Delta-Updates durchzuführen.

Finanzielle Planung und Ressourcenmanagement in Kernbanksystem-Migrationsprojekten

Die sorgfältige Planung und Koordination von finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen sind zugleich herausfordernd, aber auch unerlässlich. Aufgrund des erfahrungsgemäß langen Umsetzungszeitraums eines Kernbankmigrationsprojekts sind finanzielle Herausforderungen unausweichlich. Sie sind vielfältig und hängen sowohl von der Komplexität als auch den jeweiligen Rahmenbedingungen ab. Zu den Kostenfaktoren zählen nicht nur die hohen Projektkosten für ein neues Kernbanksystem und Anpassungen an bestehenden Systemen und Schnittstellen, sondern auch Ausgaben für externe Dienstleister. Hinzu können u.a. Aufwendungen im Bereich Compliance, um regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, Schulungs- und Entwicklungskosten, das Risiko von Ausfallzeiten und Verzögerungen, potenzielle Fehler und Datenverluste sowie mögliche Budgetüberschreitungen kommen.

Zusätzlich müssen die laufenden Kosten sorgfältig abgewogen werden, die sich erheblich unterscheiden können, je nachdem, ob das System intern betrieben oder extern als Software-as-a-Service-Lösung genutzt wird. Bei einem internen Betrieb fallen kontinuierlich Kosten für Wartung, Updates, Strom, Hardware und das notwendige Fachpersonal an. Ein ausgelagerter Betrieb kann zwar zu einer Verringerung dieser direkten Kosten führen, jedoch sind oft regelmäßige Zahlungen an den Serviceanbieter erforderlich, die über die Vertragslaufzeit kumulieren können. Um langfristige finanzielle Verpflichtungen und ihre Auswirkungen auf das Unternehmensbudget realistisch einschätzen zu können, ist eine genaue Kalkulation der Total Cost of Ownership (TCO) erforderlich. Die Berücksichtigung aller relevanten Faktoren, um die notwendigen Kosten effizient zu bedienen, ist ein komplexer Vorgang, der rechtzeitig geplant und vorbereitet werden muss.

Personalmanagement als weiterer Erfolgsfaktor der Kernbankmigration

Ein weiterer wichtiger, aber auch herausfordernder Faktor sind die eigenen Mitarbeiter. Durch die langjährige Nutzung veralteter Technologien können sich große Teams mit Expertenwissen zu einem zukünftig nicht mehr aktuellen Thema gebildet haben. Es muss daher geklärt werden, wie mit den bisher betreuenden Einheiten des aktuellen Kernbanksystems umzugehen ist. Eine Möglichkeit kann sein, dass diese Personen zukünftig für das neue Kernbanksystem verantwortlich sind. Mögliche Ängste vor neuen Systemen und dem damit verbundenen Verlust von Kompetenzen aus bisherigen Systemen müssen ausreichend aufgefangen und gemanagt werden. Effektive Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern wirkt dem entgegen und schafft zuallererst Vertrauen innerhalb der Organisation und sichert eine frühzeitige Akzeptanz des Umsetzungsvorhabens. Die Organisation muss bereit sein, den eigenen Mitarbeitern genügend Zeit für Schulungsmaßnahmen zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet auch, dass zu schulende Mitarbeiter ihre Zeit nicht für andere wichtige Linientätigkeiten einsetzen können. Eine frühzeitige Abstimmung und Planung können Herausforderungen während dieser Zeit weitestgehend reduzieren.

Idealer Ablaufplan zur Modernisierung der IT-Infrastruktur in Banken

Die Anpassung alter Systeme an die Erwartungen und Anforderungen der heutigen Bankkunden ist zweifellos eine herausfordernde Aufgabe. Trotz der zahlreichen Herausforderungen trägt ein strukturiertes Vorgehen maßgeblich dazu bei, diese zu überwinden und eine erfolgreiche, digitale Transformation voranzutreiben um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Zur Umsetzung hilft ein strategischer Ansatz, der die Anpassung an Kundenanforderungen, Investitionen in Technologie und Sicherheit sowie eine effiziente Projektumsetzung umfasst. Obwohl Migrationsstrategien stark von den spezifischen Anforderungen einer Bank abhängen können, zeigt sich aus unserer Projektpraxis immer wieder, dass die folgenden Schritte zu einer erfolgreichen und effizienten Umsetzung beitragen:

1. Festlegung der Migrationsziele: Zunächst wird festgelegt, welche Ziele mit dem Vorhaben grundsätzlich erreicht werden sollen und wie der dazugehörige System-, Schnittstellen und Datenumfang aussieht. Aufbauend darauf kann dann eine zielgerichtete Analyse durchgeführt werden.
2. Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur und Prozesse: Eine gründliche Analyse der vorhandenen IT-Systeme ermöglicht die Identifikation von Schwachstellen, wie beispielsweise fehlende Dokumentation und veraltete Technologien. Gleichzeitig werden in diesem Schritt Möglichkeiten für Verbesserungen und Chancen durch die Migration aufgezeigt. Die Analyse muss sorgfältig durchgeführt werden, da hieraus sowohl direkte als auch indirekte Potentiale für weitere Optimierungen identifiziert werden können.
3. Bewertung der Analyseergebnisse: Erkannte (kritische) Schwachstellen müssen als erstes bereinigt werden. Analyseergebnisse mit Konfliktpotential müssen geklärt werden. Direkte und indirekte Optimierungspotentiale, wie beispielsweise einer Standardisierung und Automatisierung bestehender Prozesse oder einem Outsourcing von nicht wettbewerbsrelevanten Geschäftsbereichen, müssen bewertet und eine Umsetzungsentscheidung getroffen werden.
4. Finale Beschreibung des Ist-Zustands: Unter Einbindung aller Kompetenz- und Wissensträger ist eine umfassende Anwendungslandkarte inklusive Beschreibung aller vorhandenen Abhängigkeiten der Anwendungen untereinander zu erstellen. Wird diese um Funktionsbeschreibungen ergänzt, welche aus den Ergebnissen der vorherigen Schritte resultieren, kann Transparenz erreicht werden, die nicht nur für den Start, sondern auch entlang des Migrationsvorhaben von großer Bedeutung ist.
5. Planung und Priorisierung: Durch die geschaffene Transparenz kann anschließend die Planung und Priorisierung der Umsetzung aufgestellt werden. Aufgaben und Aktivitäten werden dabei, basierend auf den identifizierten Schwachstellen, Zielen und Chancen, festgelegt. Maßnahmen, die den größten Nutzen bei vertretbaren Kosten und innerhalb des zeitlichen Rahmens bieten, sollten zuerst priorisiert und umgesetzt werden. Ebenfalls ist der Zeitpunkt und die Dauer von notwendigen Schulungsmaßnahmen sowie die frühzeitige Einbindung der von diesem Change betroffenen Mitarbeiter zu berücksichtigen. Ein besonderes Augenmerk sollte hierbei die adäquate Planung der durchzuführenden Tests sein und neben den rein technischen auch fachliche, prozessuale (end-to-end) Tests abdecken.
6. Ableitung eines Umsetzungsfahrplans: Sind all die vorherigen Schritte durchlaufen, kann ein umfassender Fahrplan für die Umsetzung formuliert werden. Fragestellungen hinsichtlich der Implementierung des neuen Systems, der Anbindung des neuen Kernbanksystems an alle Umsysteme, den Test der neuen Landschaft sowie der eigentlichen Datenmigration sind dabei geklärt und dienen fortan als zentraler Ankerpunkt für die fortlaufende Projektplanung. Werden zusätzlich alle relevanten Stakeholder in den Prozess einbezogen, wird sichergestellt, dass alle Anforderungen und Bedenken adressiert worden sind und weiterhin zukünftig berücksichtigt werden.

Ein solcher Plan kann aufzeigen, wie durch ein systematisches Vorgehen die beschriebenen Herausforderungen effektiv adressiert und ein reibungsloser Übergang zum neuen Kernbanksystem ermöglicht wird. crossconsulting begleitet seit Jahren verschiedene Kunden bei ihren Kernbankmigrationsvorhaben. Als Experten mit langjähriger Erfahrung für Systemauswahl-, Systemeinführungs- sowie Migrationsprojekten stehen wir bereit, Ihnen bei Ihrem nächsten Vorhaben zu helfen. Ob es um die Analyse Ihrer bestehenden Systeme, die Festlegung klarer Migrationsziele oder die Entwicklung einer maßgeschneiderten Strategie geht – wir sind Ihr verlässlicher Partner. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen mit unserer Expertise zur Verfügung, beantworten gerne ihre Fragen und unterstützen Sie auf Ihrem Weg der digitalen Transformation.

Luc Majewski, Manager Banking, crossconsulting

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