Es trifft uns alle – und doch sprechen wir selten darüber.

Mit dem Tod eines Angehörigen, Freundes oder Bekannten beginnt für die Hinterbliebenen nicht nur eine emotionale Zeit, sondern auch ein organisatorischer Ausnahmezustand – der oft eine komplexe Auseinandersetzung mit den finanziellen Hinterlassenschaften des Verstorbenen bedeutet.

Für Banken und Versicherungen bedeutet das: Sie werden zur ersten Anlaufstelle für Erben, Bevollmächtigte und Nachlassbeteiligte – mit unterschiedlichen Erwartungen, rechtlichen Anforderungen und einer Vielzahl an Dokumenten, die über verschiedene Kanäle eingehen.

In der heutigen Praxis ist die Nachlassbearbeitung sehr aufwendig, erfordert eine hohe, fachliche Expertise der bearbeitenden Personen und verläuft – bedingt durch verschiedene Eingangskanäle, unverbundene Systeme und fehlende Prozessabstimmung – oft zeitversetzt und unkoordiniert zwischen den Beteiligten. Das führt zu langwierigen Bearbeitungszeiten, Medien- und Systembrüchen und Unsicherheiten – sowohl bei den Hinterbliebenen als auch bei den Mitarbeitenden der Bank oder Versicherung. Der Weg von der Todesfallmeldung bis zum Fallabschluss zieht sich somit oft über einen langen Zeitraum – begleitet von Rückfragen, Unsicherheiten bezüglich der nötigen Schritte und im schlimmsten Fall rechtlichen Ansprüchen Dritter gegenüber dem Institut.

Unsere Antwort: Die digitale Nachlassplattform

Unsere Nachlassplattform bietet eine einheitliche, skalierbare Grundlage für die moderne Nachlassbearbeitung – modular, sicher und vollständig digital. Statt auf viele Einzellösungen und manuelle Zwischenschritte zu setzen, vereint sie alle relevanten Prozessschritte in einem durchgängigen System, das sich flexibel an die Strukturen und Bedürfnisse von Banken und Versicherungen anpassen lässt.

Im Mittelpunkt steht die zentrale Nachlassakte: Sie bündelt alle Daten, Dokumente und Rollen in einer gemeinsamen, digitalen Sicht und schafft so Transparenz und Nachvollziehbarkeit über alle Beteiligten hinweg. Auf dieser Basis stehen drei eigenständige Lösungen zur Verfügung:

1. Sachbearbeiter-Portal – Fokus auf effiziente, interne Nachlassprozesse:
   Das Sachbearbeiter-Portal bildet die zentrale Arbeitsoberfläche für Mitarbeitende von Banken und Versicherungen. Hier werden Nachlassvorgänge angelegt, Dokumente geprüft und Aufgaben gesteuert – unterstützt durch KI-gestützte Erkennung von Erbnachweisen und Vollmachten, regelbasierte Workflows und eine automatische Protokollierung. Bereits die alleinige Nutzung dieses Portals reduziert manuelle Arbeit, senkt Fehlerquoten und beschleunigt die interne Bearbeitung.
2. Erben-Portal – Fokus auf modernes Kundenerlebnis und Self-Service:
   Das Erben-Portal ist das digitale Web-Frontend für Erben, Bevollmächtigte oder Nachlassvertreter. Es ermöglicht eine vollständig digitale Nachlassmeldung, eine sichere Legitimation (etwa über eID, VideoIdent oder BankIdent), den Upload aller relevanten Dokumente sowie die Echtzeit-Verfolgung des Bearbeitungsstands. Ein integriertes Postfach schafft Transparenz und ermöglicht eine direkte, sichere Kommunikation mit der Bank oder Versicherung. So entsteht für Kunden ein reibungsloser Prozess. Die interne Weiterbearbeitung kann wahlweise über einfache Exporte, ein Sachbearbeiter-Portal-Light oder ergänzende Automatisierungen erfolgen.
3. Kombinierte Lösung – Fokus auf vollständige End-to-End-Digitalisierung:
   In der kombinierten Variante arbeiten Erben-Portal und Sachbearbeiter-Portal nahtlos zusammen. Beide Oberflächen greifen auf dieselbe Nachlassakte zu und synchronisieren alle Vorgänge, Dokumente und Statusinformationen in Echtzeit. Über optionale Schnittstellen (API oder RPA) lassen sich bestehende Systeme direkt anbinden – wodurch eine vollständig digitale Prozesskette entsteht, von der ersten Todesfallmeldung bis zur abschließenden Abwicklung. Das Ergebnis: maximale Transparenz, deutlich verkürzte Bearbeitungszeiten und ein durchgängig digitales Kundenerlebnis.

Alle Lösungen können mit bestehenden Kernsystemen verbunden oder unabhängig davon betrieben werden – je nach Systemlandschaft und Zielsetzung des Instituts.

Die Wirkung in Zahlen

Je nach Nutzungsoption verbessert die Nachlassplattform Effizienz, Transparenz und Kundenerlebnis unterschiedlich stark:

• Sachbearbeiter-Portal: bis zu 30 % Effizienzsteigerung dank digitaler Workflows, automatisierter Dokumentenprüfung und smarter Aufgabensteuerung.
• Erben-Portal: Spürbar weniger Rückfragen und höhere Kundenzufriedenheit durch digitale Kommunikation, Identifizierung und transparente Statusverfolgung.
• Kombinierte Lösung: Bis zu 50% Effizienzsteigerung durch die nahtlose Zusammenarbeit beider Portale – mit Echtzeitsynchronisation, automatisierten Prüfpfaden und einer durchgängig digitalen Nachlassakte.
  

Abhängig vom Grad der Anbindung der Nachlassplattform an die Kernsysteme der Bank oder Versicherung, können durch automatisierten Datentransfer und direkte Systemintegration weitere Effizienzsteigerungen von bis zu 20% erzielt werden.

Damit entsteht ein klarer Mehrwert für alle Beteiligten:

• Institute profitieren von standardisierten Prozessen, klaren Verantwortlichkeiten und messbar schnelleren Bearbeitungszeiten.
• Erben und Hinterbliebene erleben Transparenz, Verlässlichkeit und ein digitales, rechtssicheres Verfahren – von der Todesfallmeldung bis zur abschließenden Abwicklung.

Technologie trifft Fachlichkeit

In enger Partnerschaft verbinden crossconsulting und crossbuilders mehrjährige Expertise in bank- und versicherungsfachlicher Prozessgestaltung mit der technischen Umsetzung anwendungsfreundlicher Digitalplattformen. Somit bieten wir sowohl aus Fach- als auch aus IT-Sicht einen maximalen Mehrwert und verbinden „beide Welten“. Der Betrieb kann flexibel nach regulatorischen und technischen Anforderungen der Bank oder Versicherung erfolgen – als SaaS-, Hybrid- oder On-Prem-Modell, stets BAIT-, DSGVO- und MaRisk-konform.

Warum jetzt?

Der Nachlassprozess gehört zu den sensibelsten und zugleich aufwendigsten Aufgaben im Banken- oder Versicherungsalltag. Steigende regulatorische Anforderungen, wachsende Erwartungen an digitale Kundenerlebnisse, der Fachkräftemangel sowie genereller Kostendruck setzen Institute zunehmend unter Handlungszwang.

Mit der digitalen Nachlassplattform schaffen Banken und Versicherungen jetzt den Schritt von der papierbasierten Einzelfallbearbeitung hin zu einer durchgängig digitalen, transparenten und rechtssicheren Lösung – skalierbar, regelkonform und zukunftsfähig.

Ob als Schnelleinstieg über das Sachbearbeiter-Portal, als kundennahe Lösung mit Erben-Portal oder im kombinierten Vollausbau: Jede einzelne unserer Lösungen reduziert Komplexität, schafft Vertrauen und steigert Effizienz. Messbar.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Nachlassbearbeitung neu zu denken – digital, empathisch und effizient. Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen, wie sie innerhalb weniger Wochen erste messbare Ergebnisse erzielen können.

Autoren: Luc Süss (Manager) und Maximilian Fröhlich (Consultant)

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